3 licences de bureau et une vision : créer un programme SIG à partir de zéro

Cette histoire vous est présentée par Nearmap.

Nous sommes en janvier 2019 et vous êtes embauché pour être le responsable SIG d'une opération de ressources en eau à l'échelle de 10 comtés. Nous parlons d'approvisionnement et de distribution d'eau, de services de collecte des eaux usées, de barrages hydroélectriques, d'exploitation de réservoirs, de dérivation de rivières et de systèmes de canaux dans une région en croissance rapide. Et devine quoi? Il n'y a pas de département SIG existant. Aucun autre employé du SIG. L'étendue du SIG dans l'organisation est de trois licences logicielles de bureau Esri ArcGIS. C'est ça.

Êtes-vous en train de sortir en courant ou avez-vous hâte de relever le défi?

Heureusement pour la Guadalupe-Blanco River Authority (GBRA), ils ont fait une excellente embauche. Mysti Downing était prête à relever le défi. En tant que GISP et Certified Flood Plain Manager au Texas qui avait travaillé dans le SIG et les ressources en eau pendant plus de 10 ans, elle connaissait la valeur que le SIG pouvait apporter à la GBRA - pour ses opérations, ses flux de travail, ses employés et ses clients. Et elle savait dès le départ qu'un produit d'imagerie aérienne haute résolution de Nearmap serait une clé majeure du succès.

En moins de 4 ans, Downing a transformé la relation de l'organisation avec le SIG, en en faisant un outil standard pour les flux de travail quotidiens. Aujourd'hui, 70 % des effectifs de GBRA utilisent désormais leur portail SIG de manière régulière (30 % le font au moins quotidiennement ou hebdomadairement) avec généralement 20 à 30 utilisateurs mobiles actifs travaillant avec des données sur le terrain.

Alors, comment Downing a-t-il construit une adoption aussi élevée pour un nouveau programme SIG ? Quelles étapes et quels outils ont été essentiels au processus ?

Qu'avons-nous ici ? (alias Mise en route)

La Guadalupe-Blanco River Authority couvre une grande partie du centre du Texas et exerce une influence sur tout le bassin fluvial qui s'étend au-delà de la juridiction de son comté. Leur district comprend 5 stations d'épuration, 13 stations d'épuration, 7 centrales hydroélectriques et 4 parcs. En plus de fournir des services publics à environ 750 000 résidents, ils se préoccupent également de la gestion et de la durabilité des ressources en eau. L'impulsion initiale pour la mise en œuvre d'un programme SIG était de mettre en œuvre une stratégie de gestion des actifs qui pourrait inventorier et surveiller les milliers d'actifs dans leurs opérations, des plaques d'égout aux barrages.

Downing a commencé par une évaluation des besoins, en discutant avec les différentes divisions et départements pour déterminer la meilleure façon de mettre en place le programme pour les utilisateurs et les opérations de l'organisation. En l'absence d'analystes SIG ou d'autres collègues SIG, elle a commencé en solo par le développement d'actifs linéaires, mais a dû embaucher des consultants - à grands frais - pour pouvoir créer la base de données initiale des actifs en temps opportun. Elle a également évalué le service d'imagerie Google disponible dans tout l'État pour voir s'il pouvait répondre à leurs besoins. Ces deux tâches étaient cruciales et ont jeté les bases du produit qu'elle voulait depuis le début.

Pousser pour les bons outils

Downing a demandé les services Nearmap dès qu'elle a obtenu le poste, sachant que les intégrations entre les systèmes sont puissantes. Elle le connaissait par expérience professionnelle antérieure et savait que ce serait un outil qui changerait la donne pour la GBRA. Mais c'était une grosse demande - un tiers du petit budget annuel du SIG. Son enregistrement précoce a souligné sa confiance dans la nécessité d'images aériennes à haute résolution pour soutenir le programme. Alors qu'elle commençait le travail initial pour construire leur programme SIG, elle a simultanément construit le cas de Nearmap, tout en évitant des coûts de consultants supplémentaires en utilisant Nearmap dont l'imagerie permettrait à Downing de gérer elle-même les actifs linéaires. Ce point justifiait à lui seul le coût de la prestation.

L'un des facteurs clés dans le processus de décision était le besoin d'une meilleure qualité et fréquence d'image. L'imagerie Google à l'échelle de l'État n'a tout simplement pas réussi, car elle est utilisée moins fréquemment et offre une résolution beaucoup plus faible que Nearmap. Bien que Nearmap ne fournisse pas une couverture totale de leur zone de 10 comtés, il survole 3 fois par an le corridor I-35 où se trouvent la majorité des installations de GBRA - couvrant la plupart de leurs domaines de travail et de préoccupation. Cette fréquence de capture et ces détails haute résolution sont incroyablement utiles et font la différence entre pouvoir voir ou non les actifs et les activités sur le terrain en temps opportun et sans déplacements supplémentaires sur le terrain.

Downing a obtenu l'approbation du budget de Nearmap à l'automne 2020 et, comme elle l'avait prédit, GBRA a immédiatement compris la valeur de son travail. À tel point qu'ils ont prévu de payer pour étendre la couverture de Nearmap dans 2 comtés afin de capturer davantage de leurs installations.

Être stratégique tôt et souvent

En plus de demander l'approbation du budget pour Nearmap dès le départ, Downing a créé un plan stratégique pour définir une vision et une mission SIG. Un tel plan est important à la fois pour orienter les activités et justifier les demandes de budget. Que fait le SIG pour l'agence ? Quel est le retour sur investissement ? Downing suggère de garder le plan stratégique d'une organisation à jour et significatif. Ne vous contentez pas d'en faire une tâche de liste de contrôle de gestion unique et accomplie. Le plan aidera à maintenir les activités axées sur les priorités établies et sera prêt à soutenir ces discussions budgétaires critiques.

Deux objectifs fondamentaux du plan stratégique de GBRA se concentrent sur le maintien d'un système central bien organisé de données commerciales et opérationnelles et sur la fourniture d'un accès facile aux données pertinentes à partir de n'importe quel appareil, où qu'il soit. Atteindre ces objectifs est ce qui rend le SIG vraiment utile pour la GBRA, en particulier compte tenu de sa grande équipe d'exploitation et de son personnel de terrain. Nearmap s'est à nouveau avéré être un excellent choix car en tant que service d'imagerie, il pouvait facilement être déposé dans le portail de GBRA et mis à la disposition des utilisateurs de toutes sortes.

Comment savoir que ça marche

Vous mettez toute la planification pour mettre en place un programme SIG pour votre organisation. Vous actionnez l'interrupteur pour ainsi dire, faites fonctionner tous les systèmes, et puis quoi ? Comment savez-vous que cela fonctionne ? Eh bien, les gens l'utilisent. C'est si simple. Vous savez que cela fonctionne si les employés trouvent que cela fonctionne pour eux et que les gens utilisent le système - les données, les applications, les outils - sans être fortement poussés à le faire.

Rapidement et régulièrement, Downing a obtenu les résultats qu'elle avait prédits. Ce n'était pas seulement une question de nombre impressionnant d'utilisateurs, c'était que Nearmap devenait une partie du vocabulaire du lieu de travail et une ressource incontournable. Elle entendait régulièrement ses collègues dire : "Avez-vous regardé les images Nearmap ?" Des équipes de terrain aux responsables de division, une fois que le personnel de GBRA connaissait le produit - sa fréquence et sa haute résolution - il était vendu et le consultait instinctivement dans son travail. Downing pense que cette utilisation naturelle et généralisée de Nearmap est la preuve la plus solide du succès du programme et la meilleure preuve pour les dirigeants que c'était le bon choix. Si Nearmap ne fonctionne pas, ce qui, selon Downing, est généralement dû à quelque chose de son côté qui doit être corrigé, elle en entend immédiatement parler par le personnel. C'est encore une autre façon pour elle de savoir que le portail est utilisé et fréquemment utilisé.

Les utilisations du SIG au GBRA sont nombreuses. Il s'étend à presque tous les coins des opérations et Nearmap est un service dans presque tous les visualiseurs de cartes du portail GBRA GIS. L'imagerie historique est utilisée pour évaluer les voies navigables, les lacs et leur évolution au fil du temps - en surveillant les taux de rabattement ou les problèmes de vannes aux barrages. S'il y a une demande de creuser, les lignes sont localisées grâce aux données et images disponibles, évitant ainsi la nécessité d'une évaluation sur place. Les empiétements des servitudes sont évalués par imagerie, tout comme les déplacements de ligne proposés, ce qui permet d'économiser du temps et des frais liés à l'envoi d'arpenteurs. Et les employés continuent de trouver de nouvelles façons d'utiliser l'imagerie Nearmap au-delà des tâches entraînées. Par exemple, pour évaluer une demande de budget pour l'entretien de l'emprise, un employé de la GBRA a utilisé l'imagerie Nearmap pour déterminer quelles lignes nécessitaient ou non de l'entretien, et ce faisant, a également noté certaines corrections spatiales et les a partagées avec Downing. Cela montre l'adhésion des employés de la GBRA au programme SIG et aux services Nearmap. Ils trouvent des moyens supplémentaires d'améliorer leurs flux de travail et contribuent de manière indépendante à la maintenance et à l'amélioration des données.

Un grand moment récent pour le programme GBRA GIS a été l'obtention d'un accord d'entreprise ArcGIS avec Esri à l'automne 2022. La refonte pour cela n'est qu'une autre grande étape parmi de nombreuses en succession rapide depuis le début du programme en 2019. Downing continue d'offrir une formation aux employés, rappelant leur indique ce qui est disponible, mais elle constate que les utilisateurs n'ont pas besoin de beaucoup de rappels pour utiliser Nearmap.

C'est assez incroyable jusqu'où et à quelle vitesse GBRA est venu dans sa relation avec GIS. C'est la preuve du succès qui peut venir d'une mise en œuvre réfléchie et pratique du SIG et du choix des bons outils pour le travail. Dans quelle mesure la GBRA innovera-t-elle dans ses opérations avec ses stratégies SIG dans quatre ans ? Le ciel est la limite.

Image de couverture : Conservation de l'habitat de la rivière Guadalupe

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